E-Arşiv

Bakanlığımız Dernekler Dairesi Başkanlığı arşivinde yer alan evrakların bilgi ve belge güvenliğini artırmak, fiziksel olarak dolaşan evrakların yıpranmasını engellemek, iş yükünü önemli ölçüde azaltmak suretiyle iş sürecini hızlandırarak maliyetleri düşürmek, çeşitli istatistikler üretmeye imkân vermek, atıl kalan bilgi kaynaklarının tüm çalışanların belirlenen yetki seviyelerine göre istifadesine sunmak, Evrak Yönetim Sistemi ile tüm belge ve bilgileri tek bir merkezi veri ambarında toplayarak ileri seviyede güvenlik sağlamak, arşive işlev ve işlerlik kazandırmak amacıyla Dijital Arşiv Projesi hazırlanmıştır.
Proje çalışmaları;Dernekler Dairesi Başkanlığı, Ankara İl Dernekler Müdürlüğü, İstanbul İl Dernekler Müdürlüğü olmak üzere 3 ayrı lokasyonda yürütülmüş, Ankara ve İstanbul İllerinin dosyaları yerinde taranmış diğer illerin dosyaları Başkanlığımızda taranmıştır.
Başkanlığımız merkez ve taşra personeline 10/04/2009 ile 29/05/2009 tarihleri arasında 7 grup halinde proje ile ilgili eğitimler verilmiş ve şu an tüm il müdürlükleri evrak tarama işlemlerini tamamlamıştır.
İhale kapsamında yapılan evrak tarama işlemi 2010 yılı sonunda tamamlanmış ve bu tarihten sonra üretilen güncel evraklar Başkanlığımız merkez ve taşra birimlerinde görev yapan personel tarafından sisteme atılmıştır.
Bugün itibariyle dernek dosya sayısı 245.000 adede, evrak sayısı ise 30.000.000 adede ulaşmıştır.
Evrak tarama ve indeksleme sırasında bazı derneklere ait Osmanlıca evraklara rastlanılmıştır. Rastlanılan Osmanlıca evrakların indeks bilgilerinin girilebilmesi ve Ülkemizin sahip olduğu köklü bilgi birikimlerinin, tecrübelerin ve deneyimlerin paylaşılması amacıyla Osmanlı Devleti dönemimden Cumhuriyetimizin ilk yıllarına (1940) kadar kurulmuş olan derneklerin kuruluş amaçları, toplumdaki işlevleri, yerine getirdikleri faaliyetleri ve kültürlerinin hayatımıza kazandırdıklarını tespit etmek amacıyla Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğün bünyesindeki belgelerin tespit ve temini için bir çalışma yapılmıştır. Söz konusu çalışmanın sonuçlandırılmasından öne çıkan bazı belgeler kitap haline getirilmiştir.

Comments are closed.